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企業に電話するときのコツ教えてください(その①)

PCgirl

出典:NAVAR

今回は就職活動で電話の対応やマナーについて紹介します。

就職活動では電話の対応やマナーも評価に入ります。

逆に考えれば、電話対応や電話でのマナーがよければ評価も上がるということです。それならばこれを大いに利用しましょう。

最初は緊張してしまうこともあるかもしれませんが、慣れればすらすらと言葉が出てくるようになります。

なれないうちは言いたいことや用件をあらかじめメモしておき、それを確認しながら電話をすることがコツです。

しかし、実は就職活動においてこちらから企業に電話をかけることは少なく、企業からの電話を受けることのほうが多いのです。

ですので、メモを準備していない時でも、いつ電話がかかってきてもいいようにあらかじめ対応方法やマナーを頭に入れておきましょう!!

*注意すべき点*

①最低限のマナー:名前を名乗る

電話のマナーにおいて一番の基本です。ちゃんとした言葉遣いとか以前の問題です。しかし、出来ていない学生が多いのは事実です。就職活動中に知らない番号や非通知設定から電話がかかってきた時はほとんどの場合が企業からの電話です。確かに知らない番号や非通知設定から電話がかかってくるとドキッとしてしまう気持ちはあると思いますが、ぐっと我慢してまず「はい、○○です。」と名前を名乗るようにしましょう。

また、こちらからかける時も「すいません、説明会の予約をしたいんですけど…」といきなり用件から入るのではなく、「私、○○大学の○○と申しますが…」と名前を名乗りましょう。
こちらから電話をかける時もかかってきた時も、マナーとしてまずは名前を言うこと心掛けてください。

②電話をかける時間帯に気をつける

企業にはめちゃめちゃ忙しい時間帯が2回あります。

■朝9時~11時ごろ…始業開始後は前日からの引き続きの業務や、その日にやる業務の打ち合わせなどで忙しい
■夜18時~20時ごろ…その日の業務の追い込みや、翌日の業務の打ち合わせなどで忙しい

上記の時間帯は電話をしないようにしましょう。(もちろん、企業からその時間帯に電話するように指定があった場合は別です。)

それと、電話に出られない時間帯があります。

■午後12時~14時ごろ…この時間帯は昼食に出ているので、電話をかけても不在の場合が多い
■夜20時以降…終業時刻なので帰社していることが多いですし、夜分に電話をかけるのはマナーにも反しています
■休日・祝日…当然ですが、休日祝日は休みの場合はほとんどですので不在

つまり、企業に電話をかける時間帯は平日の14時~18時の間がマナーとしても良い時間帯だといえます。

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